Chargé évènementiel, LEA et Transparence France & Benelux, CDD 12 mois

Société :

Jazz Pharmaceuticals France

Jazz Pharmaceuticals is a global biopharma company whose purpose is to innovate to transform the lives of patients and their families. We are dedicated to developing life-changing medicines for people with serious diseases — often with limited or no therapeutic options. We have a diverse portfolio of marketed medicines, including leading therapies for sleep disorders and epilepsy, and a growing portfolio of cancer treatments. Our patient-focused and science-driven approach powers pioneering research and development advancements across our robust pipeline of innovative therapeutics in oncology and neuroscience. Jazz is headquartered in Dublin, Ireland with research and development laboratories, manufacturing facilities and employees in multiple countries committed to serving patients worldwide. Please visit www.jazzpharmaceuticals.com for more information.

Descriptif du poste :

Résumé 

Le Chargé évènementiel, LEA et Transparence France et BeNeLux joue un rôle clé en soutenant l’équipe Planning & Operations Excellence (P&OE) dans l’organisation d’événements et la gestion de projets impliquant des professionnels de santé (PdS) des deux régions. Ses principales responsabilités incluent :

• Gestion de l’ensemble de la logistique des événements pour le BeNeLux
• Préparation et suivi de différents types de contrats pour la France et le BeNeLux
• Suivi et contrôle des budgets pour le BeNeLux

En outre, le Chargé évènementiel, LEA et Transparence veille au respect des exigences réglementaires en collectant toute la documentation requise par les autorités de santé. Cela comprend la soumission des déclarations d’événements en amont aux autorités de santé et la soumission des coûts dépensés en transparence après chaque événement.

Le rôle inclut également la gestion des tâches administratives liées à la filiale BeNeLux.

Pour mener à bien ces missions, le Chargé évènementiel, LEA et Transparence collabore étroitement en transverse avec les équipes Marketing, Médical, Commercial, Market Access, Affaires Gouvernementales, Réglementaire, Juridique et le Comité de Direction, contribuant ainsi à la mission de Jazz : améliorer la vie des patients.

 

Fonctions essentielles / Responsabilités

Gestion des événements et des projets

Événements et projets externes

• Soutenir la planification et l’exécution des événements et initiatives impliquant des professionnels de santé en France et au BeNeLux, notamment :
  • Congrès internationaux, nationaux et locaux pour le BeNeLux
  • Événements initiés par Jazz (ex. : réunions médicales, réunions promotionnelles et hospitalières)
  • Projets collaboratifs avec des hôpitaux ou des PdS (ex. : bases de données médicales, contrats de conseil)
• Rédiger et gérer les contrats de partenariat avec les associations, hôpitaux et prestataires externes.
• Préparer les contrats de consultants, intervenants et hospitalité en utilisant des modèles standard ou des instructions spécifiques.
• Créer des bons de commande, coordonner les paiements et suivre les budgets.
• Gérer la facturation des PdS néerlandais participant aux congrès.
• Assurer le suivi des dépenses des PdS et associations dans les fichiers ou plateformes appropriés.
• Organiser la logistique des événements au BeNeLux : déplacements, hébergements, transferts, repas, salles de réunion et inscriptions.
• Gérer l’installation des stands pour certains événements au BeNeLux.

 

Événements internes

• Organiser la logistique des réunions internes et événements d’équipe, incluant :
  • Hébergement, transferts, restauration et déjeuners
  • Dîners et activités de team-building
• Garantir la conformité des processus juridiques et financiers avec les politiques internes.
• Travailler en transversalité avec les équipes médicales, commerciales, affaires réglementaires et le comité de direction pour définir les besoins et budgets des événements.

 

Mise en œuvre de la Loi d’Encadrement des Avantages (LEA) & de la Transparence

• Soumettre les déclarations, demandes d’autorisation et mises en œuvre aux autorités françaises compétentes (CNOM, ARS, etc.) via les plateformes IDAHE et EPS.
• Assurer la conformité aux obligations de transparence en publiant les déclarations requises sur le portail officiel : https://www.transparence.sante.gouv.fr.
• Examiner et valider les fichiers de Transfert de Valeur (ToV) pour le BeNeLux.
• Vérifier et approuver les demandes internes avant soumission aux autorités.
• Coordonner avec les chefs de projet pour collecter toute la documentation requise dans les délais (ex. : contrats signés, autorisations hospitalières, agendas validés, feuilles de présence).
• Veiller à ce que tous les événements et projets impliquant des PdS respectent les réglementations françaises et du BeNeLux.
• Répondre aux questions et réclamations des PdS concernant les déclarations en transparence.
• Assurer l’archivage approprié de tous les contrats signés, conventions d’hospitalité, dépenses engagées et déclarations soumises.
• Participer aux activités de suivi de conformité en continu.
• Collaborer étroitement avec les équipes internes des affaires réglementaires et les consultants externes pour garantir le respect des normes réglementaires.

 

Gestion des activités administratives BeNeLux

• Superviser tous les aspects de la gestion du bureau de la filliale.
• Servir de point de contact principal pour la ligne téléphonique du bureau.
• Assurer les opérations liées à la location des bureaux : coordination des prestataires, commandes de mobilier, traitement des factures.
• Gérer le courrier entrant et sortant (ex. : courrier Supply Chain QP, correspondance assurance belge, DHL, Chronopost) et rédiger les communications associées.
• Suivre la consommation énergétique de la filiale.
• Administrer la flotte automobile conformément à la politique véhicules : commandes, livraisons, retours, paiements de leasing, suivi des sinistres et infractions.
• Assurer la livraison de matériel à la demande des équipes locales ou des PdS locaux.
• Garantir le paiement des cotisations annuelles (ex. : Pharma.be, InfoMedics).
• Gérer les contrats annuels et le suivi des paiements avec les consultants externes (ex. : consultants affaires réglementaires).
• Suivre et gérer le budget des dépenses BeNeLux, y compris la soumission des provisions.
• Soutenir l’équipe d’accès au marché dans la soumission des déclarations annuelles aux autorités sanitaires BeNeLux.

 

Assurer le backup pour la gestion des bureaux en France.

 

Connaissances, compétences et aptitudes requises

• Maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
• Connaissance de la Loi d'Encadrement des Avantages (LEA)
• Maîtrise des plateformes clés telles que EPS, IDAHE et Veeva CRM (souhaitée mais non obligatoire)
• Connaissance de la réglementation en vigueur aux Pays-Bas (souhaitée mais non obligatoire)
• Solides compétences en résolution de problèmes avec une approche proactive et opérationnelle
• Excellentes compétences rédactionnelles et esprit collaboratif
• Attitude positive et esprit « can-do »
• Expérience avérée en gestion de projets
• Capacité à communiquer efficacement avec tous les niveaux de l’organisation
• Aptitude à travailler sous pression et à respecter des délais serrés
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
• Capacité à gérer plusieurs projets et priorités simultanément
• Disponibilité pour voyager jusqu’à 20 %, principalement aux Pays-Bas

 

Formation et licences requises / souhaitées

• Diplôme minimum Bac +3 en organisation d’événements, compliance, affaires réglementaires ou domaine similaire
• Au moins 2 ans d’expérience dans l’industrie pharmaceutique ou de santé

Contact

Talent Aquisition - Jazz Pharmaceuticals
https://vhr-jazz.wd1.myworkdayjobs.com/JazzPharmaceuticals/job/France---Home-Based/Charg-vnementiel--LEA-et-Transparence-France---Benelux--CDD-6-12-mois_R010814-1